RPA導入成功と失敗の分かれ目のポイント

失敗に学ぶRPA導入～成功への学習～

2022年、コロナの第８波が来るかどうかというタイミングでRPAは新たにDXという枠組みで再度見直されています。

RPAの失敗

大企業には、RPAの展開が進み、導入されている規模や成功、失敗はさまざまですが、何かしらのRPAツールがすでに導入されているようです。
大企業のお客様で最近よく聞こえてくるのは、部門で勝手にRPAツールを導入したため、まとまりがつかなくなってきてしまったといった、失敗ともいえるような事例。
そこで、情報システム部が中心になって、再度、ツール選定から見直すことになったというような話です。
明らかに、RPAツールが有効であることがこのことからもわかるのですが、効果があるものは急激なスピードで広がっていきます。半信半疑で、まずは、小さく導入して試してみようとしていたところ、意外にも急激に広がってしまったという事例です。このようなことが起こらないように、成功するための導入前に検討すべきポイントを挙げます。

なぜRPA導入が成功せずに失敗するか

RPA導入前に考えるべき検討ポイント

RPAの失敗2

１．成功失敗の命運を分ける：ツール選定
　全社で利用するのか、部門レベルで利用するのか。エンタープライズでの利用となった場合には、最低限、機能として必要なものがあります。ツール選定時に、その部分に注意する必要があります。誤ると、途中でツールの変更を検討しなければならないことになってします。

２．成功失敗のターニングポイント：過度な期待
　なんでもできると思いがちですが、そんなものではありません。巷では、大量で単純な作業をターゲットにするのが良いと言われていますが、現在、日本の企業で考えた場合、そのような作業がかなり少なくなっています。その領域は既にシステム化されているケースが殆どだからです。小さな作業でも、それを積み重ねることで十分なメリットが出ますので、まずは身近な作業の自動化を考えるのがよいと思います。

３．対象となるシステムが確実に動いているか
　RPAは既に動いているシステムを人に代わって動かします。人が行う場合、処理に異常が発生した場合に、様々な対応処理を行っているケースがあります。（例えばシステムの再起動など）それを見落とすと、正しく動くロボットを作ることはできません。従って現状のシステムの調査が重要となってきます。

４．イレギュラーケースが発生した場合の処置は、作成するのに莫大な時間がかかります
　イレギュラーの発生を、どこまで考慮するかが開発工数に大きく影響を与えます。できる限りシンプルにすることが、成功失敗を分けるポイントになります。

５．RPAの特性として、環境によって、動作が大きく変わってしまう場合がある
　RPAは環境の負荷状況などで、大きく影響を受けます。テスト環境で開発したものがそのまま、本番環境で動く保証はありません。計画を立てる場合、本番環境で調整の時間が必要になることも計画に盛り込む必要があります。

RPA開発プロセスでの成功失敗の検討ポイント

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６．処理スピードは段階的に上げていく
　RPAは人より、かなり早く動作します。しかし、処理スピードを上がることによって、弊害が出てくる可能性もあります。RPAの対象となるシステムが時間帯によってレスポンスが悪くなるケースはままあることですが、その場合システムが、ロボットの動きについてこれない場合も発生します。ロボットの処理速度については、対象システム側のレスポンスを見ながら、段階的にチューニングしていくことが重要です。

７．RPA化する前に対象のシステムを改良したほうがよい場合もある
　対象のシステムがバグなどなく正しく動作できていれば、基本的にエラーチェックが働き、誤ったデータが登録されることがなくなります。よって、対象のシステムが正しく動くものであるかどうかを、チェックすることが成功するために重要となります。

８．項目の変更、追加などが発生した場合、原則RPAに修正が入るので、頻繁に変更が入るものはツールによっては対象にしないほうがよい
　たとえば、変更が頻繁に入る部分については、ツールによっては機能がある「共通ロボット」で作成することができれば、それだけを修正すればいいが、そのような機能がないツールの場合は避けたほうが良い。機能がある場合には一括で変更できるので対象としうることも考えられます。プログラムでいうところの共通サブルーチンやAPIで連携しるようなしくみが効果的といえます。

９．万が一RPAが動かなくなった場合のリスクヘッジを前もって用意しておくことが成功の秘訣
　ロボットが安定して動くようになると、万が一動かなくなってしまった場合、だれも対処の仕方がわからなくなってしまう場合があるので、緊急度に応じて、対処方法を準備しておくことが重要です。毎日平和に自動で処理が進むようになると、本来のしくみを忘れてしまっていざ、問題発生時に対処ができなくなってしまいます。そこは、注意しておく必要があります。

１０．過度に凝りすぎないことが成功失敗の分け目
　RPAの場合、言語で作成されたプログラムと比較して、ドキュメント化が難しいものとなります。ツールの特性上、ドキュメント化が重要ではないので、失敗しないためにあまり複雑なものは作らないようにするのことがポイントです。タスク分割をしてシンプルなものにするべきでしょう。ただ、最低限のドキュメントは作成するようにするのがよいです。このロボットは何をして、何を次に渡すのかというレベルのものでいいと考えます。